Foire aux questions

Pour modifier la date (et l’heure) d’une synthèse de bilan :

1. Ouvrez le traitement lié à la prescription concernée.
2. Lors de l’ajout ou de la consultation du bilan, cliquez sur l’icône en forme de crayon située à droite du bilan.
3. Vous pouvez alors ajuster la date ainsi que l’heure de planification.

N’oubliez pas d’enregistrer les modifications après validation.

L’acte FOH doit être ajouté dans le traitement rattaché à la prescription concernée.

Il convient de :

1. Ouvrir la prescription dans laquelle figure l’acte initial.
2. Ajouter le FOH comme un acte distinct, avec un rythme de réalisation spécifique si nécessaire.
3. Le pointer (valider) comme tout autre acte réalisé, afin qu’il soit pris en compte dans la facturation.

Le FOH est donc traité comme un acte complémentaire, avec sa propre planification et son propre pointage.

La majoration Enfant (MEO) est un acte spécifique à l’orthophonie.

Elle s’applique automatiquement en fonction de l’âge du patient. Aucune action manuelle n’est nécessaire : lors de la facturation, le logiciel vérifie l’éligibilité et ajoute la majoration à l’acte concerné.

Il est donc essentiel de s’assurer que la date de naissance du patient est correctement renseignée dans son dossier afin de garantir l’application de la majoration.

La BAL FSE (Boîte Aux Lettres Feuilles de Soins Électroniques) est une adresse email dédiée à la télétransmission des feuilles de soins électroniques.

Lors de l’envoi de vos factures, cette adresse est transmise automatiquement aux organismes d’Assurance Maladie. Elle permet aux caisses de vous retourner les accusés de réception et les comptes rendus de traitement (paiement, rejet ou anomalies).

Ces retours sont ensuite intégrés dans Albus, afin que vous puissiez suivre précisément le statut de vos facturations.

Vous pouvez consulter ou paramétrer votre BAL FSE dans :
Réglages > BAL FSE

Nous proposons également une BAL FSE via l’option TopSécu, compatible avec tous les fournisseurs d’accès à Internet (FAI).

Pour que l’encaissement soit attribué par défaut au professionnel de santé (PS) qui réalise la facturation, il est nécessaire d’être connecté à sa propre session dans le logiciel.

Dans Topaze, chaque professionnel de santé du cabinet dispose d’une session personnelle.
Les encaissements sont automatiquement rattachés au PS correspondant à la session ouverte.

Pour vérifier la session active, consultez le nom affiché en haut à droite du logiciel.

⚠️ Il reste toutefois possible, au moment de l’encaissement, de sélectionner un autre professionnel de santé via le menu déroulant prévu à cet effet.

Plusieurs méthodes permettent d’identifier les actes ou séances non encore facturés.

🔹 Depuis le pointage

Si vous utilisez le module de pointage :

1. Cliquez deux fois sur l’intitulé de la colonne “A fact” (À facturer).
2. La liste affichera alors toutes les séances pointées et non facturées, toutes prescriptions confondues.

Cela permet d’obtenir une vision rapide des actes restant à facturer.

🔹 Depuis le menu Statistiques

1. Rendez-vous dans Statistiques.
2. Sélectionnez la période souhaitée.
3. Dans le menu “Facturé”, choisissez l’option Non facturé.

Le montant total des rendez-vous pointés et non facturés s’affichera.

Vous pouvez également imprimer la liste en cliquant sur l’icône imprimante située en haut à droite de l’écran.

Un bilan ne se pointe pas manuellement.

Il est automatiquement validé (pointé) à la date de création de la prescription.

Si nécessaire, vous pouvez modifier cette date :

1. Ouvrez la prescription concernée.
2. Repérez le bilan ajouté dans le traitement.
3. Cliquez sur l’icône en forme de crayon située à droite de l’acte.
4. Ajustez la date (et l’heure si besoin), puis enregistrez.

Cela permet d’adapter la date de réalisation du bilan sans effectuer de pointage manuel.

Il est possible d’appliquer un dépassement d’honoraires uniquement sur une séance spécifique.

Deux méthodes sont possibles :

🔹 Depuis l’agenda

1. Faites un clic droit sur le rendez-vous concerné.
2. Sélectionnez Modifier le rendez-vous.
3. Ajoutez le montant du dépassement ou ajustez le montant total de la séance.

🔹 Depuis le pointage

1. Cliquez sur la loupe située à droite de la ligne de la séance.
2. Sélectionnez Consulter les rendez-vous.
3. Cliquez sur l’icône en forme de crayon à droite du rendez-vous concerné.
4. Renseignez le montant du dépassement ou modifiez le montant total.

Le dépassement sera alors appliqué uniquement à ce rendez-vous, sans impact sur les autres séances du traitement.

1. Allez dans le menu « Impayés / Acquittés ».
2. Modifiez le filtre « Non payée » et sélectionnez « Payée ».
3. Indiquez le nom du patient ou le numéro de la facture, puis cliquez sur « Actualiser ».
4. Cliquez sur le crayon situé à gauche de la facture.
5. Vous pourrez alors modifier ou supprimer le règlement (part patient, AMO ou AMC).
6. Cliquez sur « Enregistrer » pour valider la modification.

1. Allez dans le menu « Facturation > Lots ».
2. Dans le filtre « À transmettre », sélectionnez « Tous les états ».
3. Cliquez sur « Lancer la recherche ».

👉 La liste des lots apparaît, du plus récent au plus ancien.

4. Cliquez sur « Imprimer ».
5. Sélectionnez les lots que vous souhaitez imprimer.
6. Cliquez sur « Imprimer les bordereaux » pour finaliser.

Vous pouvez ajouter ou consulter des documents directement depuis le dossier patient.

Dans le dossier patient, cliquez sur "Actions"

Vous aurez alors la possibilité :

• de consulter les documents existants (administratifs et divers),
• ou d’ajouter un nouveau document.
  

Lors de l’ajout, veillez à préciser le type de document :

• attestation de sécurité sociale,
• attestation de complémentaire,
• photo,
• autre, etc.

Article en ligne : https://aide.topaze-air.com/kb/guide/fr/foire-aux-questions-QIoc2JuGlV/Steps/5008375