Le b.a.-ba de la télétransmission

👉 Une fois vos factures créées et sécurisées, il reste une dernière étape : la télétransmission.
Comme son nom l’indique, il s’agit d’envoyer vos factures aux bons destinataires (Assurance Maladie, mutuelles, etc.).

C’est une étape indispensable pour être payé rapidement ou pour permettre le remboursement du patient s’il a avancé les frais des soins.

Dans les pages qui suivent, nous allons vous guider pas à pas : ce qu’il faut préparer avant, ce qu’il faut faire pendant, et enfin ce qu’il faut vérifier après la télétransmission.

💡 ASTUCE : Une fois envoyée, une télétransmission ne peut pas être annulée !

• 1️⃣ Avant la télétransmission

1️⃣ Avant la télétransmission

Pour réussir votre télétransmission, quelques vérifications simples sont indispensables :

• Assurez-vous d’avoir bien facturé tous vos patients pour lesquels vous souhaitez être payée.
• Pensez à numériser les pièces justificatives (SCOR).
• Vérifiez que vous avez choisi le bon mode de tiers-payant : uniquement la part AMO, AMO + AMC, ou sans tiers-payant.

Votre logiciel met à votre disposition des menus pour contrôler facilement ces informations. N’hésitez pas à les consulter avant chaque télétransmission : cela vous évitera des erreurs et vous fera gagner du temps 🚀

Pendant la télétransmission

Vous avez tout vérifié ? Parfait ! Il est temps de télétransmettre.
Rien de compliqué : il vous suffit d’appuyer sur le bouton Transmettre.

À ce moment-là, le logiciel va regrouper vos factures en lots. Imaginez que vous mettiez vos feuilles de soins dans des enveloppes :

• Les lots sont classés par type de facture (sécurisées d’un côté, dégradées de l’autre).
• Ils sont aussi regroupés par destinataire (Assurance Maladie, mutuelles, etc.).

👉 ASTUCE : Pour que la création des lots fonctionne, n’oubliez pas de brancher votre lecteur de carte avec la bonne CPS.

Et pour vos collègues ?

C’est possible, mais tout dépend du cas :

• Si les factures de votre collègue sont déjà sécurisées : vous pouvez les télétransmettre avec votre propre CPS (à condition d’être d’accord entre vous).
• Si les factures ne sont pas sécurisées : au moment de la télétransmission, le logiciel vous demandera d’insérer la CPS de votre collègue pour finaliser.

L’image est simple : sur une feuille de soins papier, vous ne pouvez pas signer à la place d’un collègue. C’est pareil en électronique : une facture doit être signée par la bonne CPS avant de partir !

Pour savoir si la facture est sécurisée, regardez dans la colonne Mode si tout est en vert, CPS ou CPS + CV

Après la télétransmission

Comme quand on envoie une lettre, on attend toujours une réponse. Ici, c’est pareil !

1. L’ARL (Accusé de Réception Logique)
   C’est la première réponse que vous recevez, en général sous 48h. Elle confirme que votre lot de factures a bien été reçu.
   👉 Même si on n’y prête pas toujours attention, l’ARL est important : il permet au logiciel de savoir qu’il n’a pas besoin de renvoyer le lot.
   ⚠️ Si aucun ARL n’arrive, le lot vous sera retourné pour être envoyé une seconde fois.

💡 ASTUCE : Sachez qu'une facture qui a reçu son ARL sera dans l'état acquittée.

2. Le retour NOEMIE (Norme Ouverte d’Échange entre la Maladie et les Intervenants Extérieurs)
   C’est la dernière étape, et surtout la plus importante : le NOEMIE vous dit si votre facture est payée ou rejetée.

• Payée : parfait, cela signifie que la Sécurité sociale et/ou la complémentaire ont accepté et pris en charge les honoraires.
• Rejetée : l’organisme (AMO ou AMC) a refusé la facture.

💡 ASTUCE : Pour réceptionner les retours NOEMIE et ainsi actualiser vos factures selon les règlements ou rejets reçus, il vous suffit de lancer une nouvelle télétransmission, le logiciel consultera votre BAL ou Boîte aux lettres et traitera les NOEMIE pour marquer la facture comme payée ou rejetée.
Vous pouvez également utiliser le bouton Consulter BAL depuis le menu Facturation > Boite de réception.

Les raisons d’un rejet peuvent varier :

• Côté Sécurité sociale : une exonération mal choisie, un prescripteur incorrect, etc.
• Côté complémentaire : vous n’êtes pas conventionné avec elle, ou la facture a été envoyée au mauvais organisme.

👉 Mais pas d’inquiétude : un rejet n’est jamais une fatalité. Il existe toujours des solutions afin d’être payée.

💡 ASTUCE : Vous pouvez trier les factures rejetées ou payées directement dans le menu de télétransmission au niveau des filtre sur le haut de l'écran.

Article en ligne : https://aide.monalbus.fr/kb/guide/fr/le-b-a-ba-de-la-teletransmission-sV312sJ1Pi/Steps/4645429